5 ứng dụng quản lí công việc hiệu quả

Ứng dụng quản lí công việc có thể phần nào đó giúp cho nhân viên và công ty nâng cao hiệu suất làm việc. Dưới đây là những gợi ý mà Finjobs mang tới cho bạn.

1 Ứng dụng quản lý công việc mang lại lợi ích gì?

Lợi ích của việc sử dụng một ứng dụng quản lý công việc có thể quan sát ở 2 góc độ. Đối với nhân viên, phần mềm giúp họ:

  • Nhìn thấy được tất cả công việc của mình, không sót việc.
  • Biết đâu là những việc cần ưu tiên.
  • Tính toán và sắp xếp được thời gian làm việc hiệu quả.
  • Cộng tác với đồng đội để hoàn thành công việc với chất lượng tốt nhất.

Đối với nhà quản lý thì một ứng dụng quản lý công việc đem lại những lợi ích như sau:

  • Thấy được tổng quan công việc và dự án của tất cả bộ phận
  • Ra quyết định và xử lý các vấn đề phát sinh một cách kịp thời
  • Sắp xếp, phân bổ nguồn lực (nhân sự + thời gian) một cách hiệu quả
  • Tất cả công việc, dự án đều được hoàn thành đúng thời hạn với chất lượng tốt nhất

2 Các tính năng cơ bản của ứng dụng quản lý công việc

  • Tính năng cộng tác: Giao tiếp là yếu tố không thể thiếu trong làm việc theo nhóm và dự án. Nhà quản lý phải giao tiếp với nhân viên khi phân công nhiệm vụ và góp ý công việc. Do đó, phần mềm quản lý công việc cần có các tính năng cộng tác cần thiết như: tạo việc, giao việc, theo dõi công việc trực quan, chat và bình luận trong từng công việc, khả năng tích hợp với các tiện ích như lịch, email…
  • Tính năng lập kế hoạch và theo dõi trạng thái: Phần mềm cần thuận tiện cho nhà quản lý lập kế hoạch theo đặc thù công việc, hoặc theo workflow dự án, đồng thời giúp theo dõi trạng thái công việc theo thời gian thực.
  • Tính năng báo cáo: Báo cáo chi tiết, trực quan về công việc của thành viên và dự báo tiến độ dự án là một tính năng cần thiết, giúp nhà quản lý cân nhắc điểm mạnh, điểm yếu của cả team để phân bổ nguồn lực hiệu quả.
  • Tính năng phân quyền sử dụng: Đây là tính năng quan trọng nhằm phân chia các vai trò khác nhau trong dự án.

3 Những ứng dụng quản lý công việc phổ biến hiện nay

1 Top 5 ứng dụng quản lý công việc hiệu quả – Trello

Trello là công cụ quản lý công việc trực quan hỗ trợ các nhóm lên ý tưởng, lập kế hoạch công việc, quản lý dự án cùng nhau một cách hợp tác, hiệu quả và có tổ chức. Phần mềm tổ chức trực quan này đã thu hút được khoảng 4,6 triệu người dùng đăng ký — giờ đây là một triệu người dùng hoạt động hàng tháng — biến hàng loạt công việc, dù là danh sách việc nhà cần làm hay kế hoạch tái định hướng doanh nghiệp, thành những bảng trực quan bằng phần mềm hoạt động trên nền tảng đám mây.

5 ung dung quan li cong viec 1 - 5 ứng dụng quản lí công việc hiệu quả

Trello giúp người dùng phân chia quản lý các công việc rõ ràng theo từng vị trí, từng tình trạng của đầu việc như: đang làm, đã làm xong, hủy bỏ,…Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tổng hợp phân chia đầu việc tới từng người trong nhóm bao gồm mô tả công việc cụ thể, thời gian, tình trạng hoàn thành công việc.

Ưu điểm của Trello rất rõ ràng hướng đến sự đơn giản, linh hoạt và miễn phí. Với các tính năng cao cấp thì bạn mới phải trả phí. Tuy nhiên, với phần lớn công việc chúng ta chỉ cần dùng bản miễn phí đã quá đủ rồi.

2 Top 5 ứng dụng quản lý công việc hiệu quả – Evernote

Evernote là phần mềm lập kế hoạch công việc hàng ngày phù hợp với hầu hết tất cả mọi người với nhiều đặc thù công việc khác nhau. Với tính năng Smart Search tiên tiến, phần mềm Evernote giúp người dùng quản lý thời gian và công việc một cách đơn giản, nhanh chóng, hiệu quả.

5 ung dung quan li cong viec 5 - 5 ứng dụng quản lí công việc hiệu quả

Ngoài ra, người dùng còn có thể quản lý các task mọi lúc mọi nơi không giới hạn. Kể cả khi bạn đang offline nhờ tính năng đồng bộ hóa giữa máy tính và thiết bị di động của ứng dụng này.

Bên cạnh đó, ưu điểm giúp phần mềm này chinh phục hàng triệu người dùng chính là giao diện vô cùng đẹp mắt, thân thiện và khoa học với người dùng thiết bị. Nhờ đó, phần mềm tạo cảm hứng cho việc hình thành thói quen lập kế hoạch cá nhân hàng ngày và đảm bảo thực hiện hiệu quả, đạt năng suất cao.

3 Top 5 ứng dụng quản lý công việc hiệu quả – Todoist

Với sự tin tưởng và lựa chọn của hàng triệu người dùng trên khắp thế giới, Todoist là một ứng dụng quản lý hoàn hảo giúp bạn không bao giờ bỏ lỡ các nhiệm vụ quan trọng của bản thân.

Thậm chí ứng dụng còn được nhiều trang báo nổi tiếng như The Guardian, USA Today, the New York Times, The Wall Street Journal còn không tiếc lời ngợi ca Todoist như là “ứng dụng đổi đời”.

5 ung dung quan li cong viec 4 - 5 ứng dụng quản lí công việc hiệu quả

Todoist có rất nhiều các tính năng hữu dụng ví dụ như lập kế hoạch rõ ràng giúp bạn nắm được trình tự công việc, thậm chí cả khi không online bạn cũng có thể lên danh sách nhờ đồng bộ hóa đám mây.

Ứng dụng còn sắp xếp danh sách công việc cần làm hiệu quả với nhiệm vụ con, nhiệm vụ ưu tiên, dự án con và phân loại công việc theo màu (color-coded project) và bạn cũng dễ dàng chia sẻ kế hoạch, phân công công việc và bàn luận cùng bạn bè, đồng nghiệp.

4 Top 5 ứng dụng quản lý công việc hiệu quả – Asana

Bạn chỉ cần thêm một vài tính năng để quản lý các dự án công việc của mình, Asana cung cấp một công cụ quản lý công việc hiệu quả. Asana cho phép bạn chia nhỏ các dự án thành các phần và danh sách phụ, cùng với các bảng điều khiển để xem mức độ hoàn thành của công việc.

Bạn sẽ thêm, sắp xếp và hoàn thành các công việc giống như cách bạn làm trong ứng dụng danh sách việc cần làm, nhưng Asana cung cấp các tính năng cộng tác và tổ chức, bạn cũng có thể dễ dàng chia sẻ công việc và làm việc theo nhóm. Với khả năng cộng tác với tối đa 15 người dùng, gói miễn phí của Asana là một trong những lựa chọn được mọi người yêu thích nhất hiện nay.

5 ung dung quan li cong viec 3 - 5 ứng dụng quản lí công việc hiệu quả

5 Top 5 ứng dụng quản lý công việc hiệu quả – Notion

Notion đơn giản là một ứng dụng ghi chú giống như Trello, Evernote hay Google Keep. Tuy nhiên, ứng dụng này tích hợp nhiều công cụ hữu ích và đa năng hơn, vừa cung cấp cho người dùng tiện ích ghi chú thoải mái, vừa tích hợp thêm nhiều tính năng như lịch, wiki, bảng, nhắc nhở…Notion đã trở nên khá nổi hiện nay vì những chức năng thông minh và sự linh hoạt của nó.

Ưu điểm mạnh mẽ nhất của Notion chính là “tất cả dữ liệu trong một ứng dụng”. Notion cho phép bạn lên kế hoạch, ghi chú cho hàng loạt các nhu cầu cần thiết như viết blog, nhật ký, viết luận hay quản lý chi tiêu, quản lý dự án…

5 ung dung quan li cong viec 2 - 5 ứng dụng quản lí công việc hiệu quả

Điểm thú vị của Notion chính là quản lý các File (hay chính là các Page) theo thư mục tầng tầng lớp lớp. Bạn có thể tạo 1 Page lớn. Trong Page lớn có những Page nhỏ hơn. Mỗi Page lại có thể lựa chọn các định dạng khác nhau như Text, Table, Timeline, To – Do – List,… Do đó, bạn dễ dàng phân khu các Page của mình để quản lý chúng.

Bạn có thể sử dụng Notion với tư cách cá nhân hoặc chia sẻ cho một nhóm đều được. Về cơ bản, đây là một ứng dụng miễn phí. Tất nhiên, Notion cũng có phiên bản PRO trả phí với nhiều ưu tiên và lựa chọn hơn cho người dùng.

Hy vọng với bài viết trên, bạn sẽ có đủ thông tin để chọn cho mình một ứng dụng quản lý công việc hiệu quả,  phù hợp với lượng công việc của bạn nhất, từ đó làm việc được tối đa cũng như đảm bảo tiến độ trong quá trình vận hành công việc.

 

— Finsider Finjobs

Finjobs.vn – Website việc làm tài chính uy tín

Tải ứng dụng Finjobs ngay và tìm kiếm những việc làm tốt nhất bạn nhé!

Tham gia chương trình chữa CV miễn phí tại đây!