Bật mí những cách trả lời phỏng vấn qua email hiệu quả

Cách trả lời phỏng vấn qua email hiệu quả như thế nào? Hãy cùng Finjobs tìm hiểu qua bài viết dưới đây. 

1 Các phần cơ bản trong email trả lời phỏng vấn

1 Cách trả lời phỏng vấn qua email – Gửi thư trả lời phỏng vấn qua email càng nhanh càng tốt

Thời điểm lý tưởng nhất để gửi email xác nhận lịch hẹn là ngay sau khi nhận được thư mời hoặc cuộc gọi mời phỏng vấn. Nếu sau đó bạn bận chưa trả lời được thì hãy nhớ trả lời càng sớm càng tốt. Trong cuộc gọi phỏng vấn hoặc email phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ gửi cho bạn các thông tin chi tiết và lịch phỏng vấn. Nếu bạn có câu hỏi hoặc vấn đề gì thì có thể hỏi trực tiếp qua điện thoại. Hoặc bạn có thể gửi lại câu hỏi trong thư mời phỏng vấn.

2 Cách trả lời phỏng vấn qua email – Tiêu đề mail xác nhận phỏng vấn

Đây là một phần không thể thiếu của mỗi email. Đây là phần hiển thị bên ngoài nên nó sẽ quyết định việc người nhận có đọc thư hay không. Nếu thư của bạn không có tiêu đề thì nhà tuyển dụng rất dễ bỏ qua và coi đó là Spam và không đọc thư.

Phần tiêu đề có thể bao gồm: tên công việc và tên của bạn. Ví dụ: tiêu đề bạn nên để [Họ và tên] – [Vị trí tuyển dụng] – [Xác nhận/Từ chối thư mời phỏng vấn].

Cách viết tiêu đề trong thư trả lời mail mời phỏng vấn cần ghi rõ ràng và mạch lạc để nhà tuyển dụng nắm được thông tin và kiểm tra, sắp xếp thời gian phỏng vấn đúng lịch hẹn và thuận tiện cho hai bên.

cach tra loi phong van qua email 1 - Bật mí những cách trả lời phỏng vấn qua email hiệu quả

3 Cách trả lời phỏng vấn qua email – Lời chào trang trọng

Đừng nhanh tay ấn nút trả lời rồi đi thẳng vào vấn đề, bạn đừng bỏ qua phép lịch sự tối thiểu chính là màn chào hỏi và thưa gửi đàng hoàng. Một lời chào đến người gửi email tạo cảm giác lịch sự và chuyên nghiệp.

  • Nếu thư mời phỏng vấn bạn nhận được từ một tài khoản cá nhân (nhân viên bộ phận HR): Chào anh/chị [Tên người nhận]; Dear Ms./Mr [Tên người nhận].
  • Hoặc không rõ tên và giới tính bạn có thể chào là Dear Sir/Madam (Đối với email bằng tiếng Anh)
  • Nếu thư mời phỏng vấn bạn nhận được từ email của doanh nghiệp: Kính gửi quý công ty [Tên công ty]

Lời chào cần xác định rõ đối tượng mình sẽ gửi email và chào một cách trang trọng. Sau đó, bạn cần gửi lời cảm ơn đối với nhà tuyển dụng về lời mời phỏng vấn.

4 Lý do viết thư trả lời mail mời phỏng vấn (xác nhận/từ chối)

Để cho thư trả lời mail mời phỏng vấn có thêm nội dung và đem lại ý nghĩa thì chắc chắn phải có lý do. Đây chính là phần chính của email nên bạn cần trình bày trực tiếp vấn đề và không nên nói miên man.

Sau lời cảm ơn lời mời thì bạn cần trả lời email xác nhận phỏng vấn/trả lời email từ chối phỏng vấn để nhà tuyển dụng nắm rõ. Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu bạn lựa chọn thời gian thì trong thư cần ghi rõ để tránh nhầm lẫn.

Ví dụ gợi ý cho bạn chính là:

  • Nếu bạn trả lời email xác nhận phỏng vấn: Tên tôi là Nguyễn Thị A. Tôi rất vui và cảm ơn vì quý công ty đã tạo cơ hội phỏng vấn dành cho tôi với vị trí nhân viên X. Tôi viết thư này nhằm xác nhận lịch hẹn phỏng vấn vào thứ X, ngày xx/xx/xxxx tại văn phòng công ty.

Xin vui lòng cho tôi biết nếu công ty cần bất kì tài liệu nào trước và trong buổi phỏng vấn!

  • Nếu bạn trả lời email từ chối phỏng vấn: Tôi rất vui khi nhận được thư mời phỏng vấn vị trí nhân viên X tại quý công ty. Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào thứ X, ngày xx/xx/xxxx tại văn phòng công ty vì … (nêu lý do bạn từ chối).

cach tra loi phong van qua email 2 - Bật mí những cách trả lời phỏng vấn qua email hiệu quả

2 Những lưu ý trong cách trả lời mail mời phỏng vấn

1 Thời gian thích hợp trả lời mail mời phỏng vấn:

  • Thời gian thích hợp để trả lời email xác nhận phỏng vấn chính là ngay sau khi bạn nhận được thư mời phỏng vấn hay cuộc gọi mời phỏng vấn.
  • Trong trường hợp bạn không check mail thường xuyên thì cố gắng sắp xếp để trả lời email mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng càng sớm càng tốt (muộn nhất là 24h).
  • Nếu bạn đang cần tìm việc thì hãy liên tục kiểm tra email gửi đến từ nhà tuyển dụng để tránh không bị lỗi email hay bị trôi email.

2 Email trả lời thư mời phỏng vấn không có tiêu đề và chữ ký

Chắc chắn một điều bạn không bỏ qua chính là bạn cần phải điền rõ tiêu đề và không được phép để trống điều này. Nếu thiếu tiêu đề rất nhiều nhà tuyển dụng sẽ tưởng đây là tin nhắn rác đến và không quan tâm. Chữ ký cuối Email chính là một thông tin khá hữu ích khi bạn sử dụng Email. Thông tin cần nêu rõ như: Họ và tên, địa chỉ, số điện thoại, Email. Trong những trường hợp phát sinh bạn sẽ được liên hệ trực tiếp nên đừng bỏ qua bước này.

Mẫu trả lời mail mời phỏng vấn bạn có thể tham khảo

  • Mẫu trả lời email nhận phỏng vấn

Tiêu đề: NGUYỄN THỊ A_NHÂN VIÊN MARKETING_THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN

Kính gửi: Công ty …

Tên tôi là Nguyễn Văn A. Tôi rất vui và cảm ơn vì quý công ty đã tạo cơ hội phỏng vấn dành cho tôi với vị trí nhân viên X.

Tôi viết thư này nhằm xác nhận lịch hẹn phỏng vấn vào thứ X, ngày xx/xx/xxxx tại văn phòng công ty.

Tôi tin rằng với kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực … sẽ giúp tôi trở thành một ứng viên lý tưởng cho vị trí này. Tôi mong được chia sẻ niềm đam mê và kỹ năng của tôi trong công việc với anh/chị trong cuộc phỏng vấn.

Xin vui lòng cho tôi biết nếu công ty cần bất kì tài liệu nào trước và trong buổi phỏng vấn!

Trân trọng,

Nguyễn Văn A

SĐT/Địa chỉ (Nếu bạn thấy cần thiết)

Nếu như NTD chưa đưa ra thời gian phỏng vấn, thì hãy khéo léo đề xuất thời gian thuận tiện nhất cho bạn. Ví dụ như:

Thời gian tốt nhất để tôi tham gia phỏng vấn là: [Ngày và thời gian] tại [Địa chỉ văn phòng công ty]. Xin vui lòng cho tôi biết thời gian và địa điểm phỏng vấn thuận lợi nhất mà quý công ty có thể sắp xếp.

  • Mẫu thư trả lời email từ chối phỏng vấn

Tiêu đề: NGUYỄN HOÀNG ANH_NHÂN VIÊN KINH DOANH_THƯ TỪ CHỐI PHỎNG VẤN

Dear …/ Kính gửi: Công Ty TNHH …

Tôi rất vui khi nhận được thư mời phỏng vấn vị trí nhân viên kinh doanh tại Quý công ty. Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào ngày 03/03/2021 tại văn phòng công ty vì một số lý do cá nhân.

Rất hy vọng được hợp tác với quý công ty trong những cơ hội sau!

Trân trọng,

Nguyễn Hoàng Anh

Email: nguyenhoangduong@gmail.com

SĐT: 09xxxxxx22

3 Những điều nên lưu ý trước khi đi phỏng vấn

  • Biết lựa chọn trang phục một cách thông minh, phù hợp với môi trường làm việc.
  • Luôn đến sớm hơn thời gian được hẹn khoảng 10 phút.
  • Biết sử dụng ngôn ngữ cơ thể để thể hiện sự tự tin.
  • Kể ra những thế mạnh của bản thân một cách khiêm tốn.
  • Lắng nghe và đặt câu hỏi cho người tuyển dụng.

Bài viết trên của Finjobs đã mang đến cho bạn những thông tin chi tiết về cách trả lời phỏng vấn qua email hiệu quả nhất. Hãy áp dụng những bí quyết đó để có một  cách trả lời thư mời phỏng vấn thành công nhé!

— Finsider Finjobs

Finjobs.vn – Website việc làm tài chính uy tín

Tải ứng dụng Finjobs ngay và tìm kiếm những việc làm tốt nhất bạn nhé!

Tham gia chương trình sửa CV miễn phí tại đây!