Công việc của trợ lý nhân sự là gì? Những kỹ năng cần có

Công việc của trợ lý nhân sự là gì? Liệu rằng bạn có phù hợp với công việc trợ lý nhân sự?

1. Trợ lý nhân sự là gì?

Trợ lý nhân sự (HR Assistant) giữ vai trò hỗ trợ công việc cho trưởng phòng nhân sự Đúng như tên gọi, công việc của trợ lý nhân sự yêu cầu chuyên môn về quản lý nhân sự, có thể chịu được áp lực từ cấp trên trực tiếp là trưởng phòng nhân sự.

Vì vậy, trợ lý nhân sự yêu cầu kỹ năng hành quyết công việc lẫn tinh thần làm việc tập trung cao độ, là “cánh tay” đắc lực của ban lãnh đạo, tạo ra những giá trị chăm sóc tinh thần dành cho nhân viên, gắn kết công ty thành một đoàn thể thống nhất.

cong viec cua tro ly nhan su 3 - Công việc của trợ lý nhân sự là gì? Những kỹ năng cần có

2. Công việc của trợ lý nhân sự

Vừa làm một người trợ lý, vừa là một nhân viên của phòng nhân sự, công việc của  trợ lý nhân sự sẽ là sự kết hợp giữa một người hỗ trợ lẫn một người điều hành các hoạt động phát triển con người của công ty.

1. Quản lý dữ liệu thông tin ứng viên

Đối với những chương trình tuyển dụng cần nguồn nhân lực lớn,  trợ lý nhân sự có nhiệm vụ lưu trữ và quản lý dữ liệu thông tin từ hồ sơ của các ứng viên nộp hồ sơ. Ngoài ra, họ còn là người sơ lược ban đầu để tối ưu những hồ sơ tương thích với yêu cầu công ty, sau đó báo cáo lại cho trưởng bộ phận quản lý nhân sự.

Khi được cấp trên yêu cầu xuất trình hồ sơ của những ứng viên nào, trợ lý nhân sẽ là người cung cấp. Công việc này đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ và kiên nhẫn. Với số lượng hồ sơ lên đến hàng nghìn ứng viên, việc đọc và thẩm định không hề dễ dàng. 

2. Hỗ trợ tổ chức tuyển dụng

Khi trưởng phòng nhân sự có quá nhiều công việc phải làm, những công việc nằm trong khả năng chuyên môn của một nhân viên nhân sự căn bản như tuyển dụng sẽ được bàn giao cho trợ lý nhân sự. Bạn sẽ là người tìm kiếm ứng viên, duyệt CV, liên hệ và sắp xếp phỏng vấn khi cần.

cong viec cua tro ly nhan su 2 - Công việc của trợ lý nhân sự là gì? Những kỹ năng cần có

3. Đánh giá biểu hiện nhân viên 

Mỗi công ty sẽ có những quy định và văn hoá riêng. Trợ lý nhân sự phải nắm rõ những nội dung này để thực hiện giám sát, đánh giá xem mọi nhân viên có đang thực hiện theo đúng những gì đã cam kết trên hợp đồng. Họ sẽ có trách nhiệm nhắc nhở, khiển trách hoặc cùng với cấp trên đề xuất điều chỉnh khi có khiếu nại từ nhân viên. 

4. Lên lịch các cuộc hợp, sự kiện

Bên cạnh công việc chuyên môn quản lý nhân sự, trợ lý nhân sự còn là một thư ký cho trưởng phòng nhân sự. Những công việc liên quan đến ghi chú, sắp xếp lịch hợp, sự kiện gặp mặt hoặc lịch trình công việc cho sếp, đều sẽ do trợ lý nhân sự thực hiện.

cong viec cua tro ly nhan su 1 - Công việc của trợ lý nhân sự là gì? Những kỹ năng cần có

5. Một số công việc khác

Tùy vào tính chất công việc của mỗi công ty và yêu cầu công việc đặc thù, trợ lý nhân sự sẽ có những công việc khác nhau. Nó được quy định trong hợp đồng, giới hạn công việc phải nằm trong chuyên môn về lĩnh vực quản lý nhân sự:

  • Cập nhật dữ liệu mới
  • Thực hiện các báo cáo nhân sự
  • Bảo vệ quyền lợi nhân viên công ty
  • Sắp xếp lịch làm việc cho các nhân viên bộ phận nhân sự 
  • Kiểm tra và bảo đảm tính chính xác, hợp lý của bảng lương

3. Kỹ năng cần có cho công việc của trợ lý nhân sự

Trình độ chuyên môn: 

  • Tốt nghiệp trường cao đẳng, đại học ngành quản trị nhân sự, luật,…
  • Có kinh nghiệm làm việc tại phòng hành chính, nhân sự từ 2 năm trở lên.

Kỹ năng yêu cầu:

  • Kỹ năng sử dụng phần mềm tin học văn phòng
  • Kỹ năng giao tiếp
  • Kỹ năng sắp xếp công việc theo tư duy logic

Khả năng chịu áp lực là một trong những điều cần thiết công việc của trợ lý nhân sự. Rèn luyện tính cẩn thận, tỉ mỉ và tinh thần kiền trị sẽ giúp mọi công việc của trợ lý nhân sự được suôn sẻ, thuận lợi hơn. 

— Finsider Finjobs

Finjobs.vn – Website việc làm tài chính uy tín

Tải ứng dụng Finjobs ngay và tìm kiếm những việc làm tốt nhất bạn nhé!