Kỹ Năng Phỏng Vấn Qua Điện Thoại: 6 Việc Cần Làm Để Thiết Lập Quy Trình Chuyên Nghiệp

phong van qua dien thoai 3 - Kỹ Năng Phỏng Vấn Qua Điện Thoại: 6 Việc Cần Làm Để Thiết Lập Quy Trình Chuyên Nghiệp
Kỹ năng phỏng vấn qua điện thoại cực kỳ quan trọng

Sự kiện giãn cách xã hội trong thời dịch đã gây cản trở rất nhiều đến các hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có lĩnh vực tuyển dụng. Nhiều HR phải chuyển sang hình thức phỏng vấn online hoặc gọi điện để có thể tìm kiếm ứng viên phù hợp. Vì phỏng vấn từ xa nên không thể tránh khỏi những bất cập và khó khăn. Để khắc tình trạng này, bộ phận nhân sự cần tái thiết lập lại cơ cấu phỏng vấn, phù hợp với phỏng vấn qua điện thoại.

1. Khi nào thì cần phỏng vấn qua điện thoại

1.Khi ứng viên ở xa/ tuyển dụng nhân viên làm việc từ xa

Khi ứng viên ở thành phố khác hay công việc tuyển dụng có tính chất làm việc từ xa, nhân sự có thể tổ chức phỏng vấn online. 

Đối với người ở xa, phỏng vấn qua điện thoại sẽ giúp họ cảm thấy được trân trọng. Nếu ứng viên là người tiềm năng, họ có thể cân nhắc chuyển chỗ ở để làm việc ở công ty.

Đối với vị trí làm việc từ xa: Nhân viên có thể ở rất xa và mọi công việc sau này sẽ được trao đổi online. Phỏng vấn qua điện thoại sẽ cho bạn đánh giá nhân viên này có kinh nghiệm trong việc làm từ xa hay không.

phong van qua dien thoai 4 - Kỹ Năng Phỏng Vấn Qua Điện Thoại: 6 Việc Cần Làm Để Thiết Lập Quy Trình Chuyên Nghiệp
Kỹ năng phỏng vấn qua điện thoại cực kỳ quan trọng

2. Khi nhà tuyển dụng muốn lọc ứng viên để tiết kiệm thời gian.

Với vị trí nhiều người ứng tuyển nhưng công ty không có thời gian để đánh giá, sàng lọc thì hình thức phỏng vấn qua điện thoại sẽ cực hữu ích.Nhà tuyển dụng có thể chuẩn bị các dạng câu hỏi chung chung để loại bớt những người chưa phù hợp với tiêu chí công ty.

3. Khi ban nhân sự/ quản lý cấp cao không thể tiến hành phỏng vấn trực tiếp

Không chỉ ứng viên mà một số công ty nước ngoài muốn tuyển dụng từ xa, không có cơ hội phỏng vấn trực tiếp, có thể áp dụng hình thức phỏng vấn từ xa. Người phóng vấn qua điện thoại có thể là ban quản lý cao cấp nếu họ muốn trực tiếp đặt câu hỏi phỏng vấn, tuyển chọn nhân tài.

6 việc cần làm để phỏng vấn qua điện thoại hiệu quả

1. Tạo danh sách câu hỏi

Phỏng vấn qua điện thoại thường ngắn nên chuẩn bị câu hỏi trước là cần thiết. Những nội dung phổ biến, phù hợp với những cuộc phỏng vấn nhanh:

  • Tự giới thiệu bản thân.
  • Kinh nghiệm làm việc vị trí tương đương.
  • Thành tựu cá nhân.
  • Mục tiêu của ứng viên trong công việc.
  • Lý do chọn công việc.

2. Mức lương mong muốn.

Nghiên cứu kỹ về tiểu sử của nhân viên

Hãy chắc chắn rằng trước khi phỏng vấn ứng viên qua điện thoại, bạn đã nắm được tất cả thông tin của họ: Thư xin việc, CV, thư giới thiệu, các trang mạng xã hội… Đánh dấu lại những điểm có vấn đề sẽ giúp bạn dễ dàng biết được những thông tin mong muốn. Vì không phải trực tiếp, thời gian để nhà tuyển dụng xem những tài liệu này trong khi phỏng vấn là không có.

3. Kiểm tra nhanh những thông tin được cung cấp

Vì không được phỏng vấn trực tiếp nên những câu hỏi liên quan đến xử lý công việc thực tế, tình huống giả dụ sẽ bị lược bỏ. Lỗ hổng này vô tình giúp ứng viên dễ dàng “qua mặt” khi tạo một CV cố tình đánh giá bản thân cao hơn thực tế. Để khắc phục tình trạng này, nhân sự cần ghi chú lại những số liệu thành tích được cung cấp từ ứng viên và check ngay. Vì cuộc nói chuyện diễn ra quá nhanh, dễ khiến nhà tuyển dụng quên đi, dẫn đến kết quả đánh giá không được chuẩn xác.

4. Chia buổi phỏng vấn qua điện thoại thành nhiều vòng 

Trong một cuộc điện thoại có quá nhiều thông tin mà nhân sự phải tiếp nhận, họ không thể đưa ra đánh giá ngay mà cần phải kiểm tra lại. Để ứng viên không bị làm phiền khi phải nhận quá nhiều cuộc gọi phỏng vấn, phía HR nên chia cuộc phỏng vấn qua điện thoại thành 2-3 buổi. Mục đích của việc này là buổi đầu sẽ tiếp nhận thông tin, buổi 2 và 3 sẽ tạo thời gian kiểm chứng và đánh giá lại.

5. Thường xuyên ghi chú

Vì nói chuyện qua điện thoại, tín hiệu đường truyền đổi khí sẽ làm lời nói của nhà tuyển dụng và ứng viên chồng chéo lên nhau. Bạn nên chủ động lắng nghe câu trả lời của ứng viên, đừng vội hồi đáp mà hãy ghi chú lại. Sau khi nói xong, bạn có thể đặt câu hỏi trở lại. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và không làm gián đoạn, gây mất cảm xúc buổi phóng vấn qua điện thoại.

6. Thông báo quy trình tiếp theo 

Hãy phổ biến quy trình tiếp theo của tuyển dụng để ứng viên cảm thấy được an tâm. Đừng quên gửi lại email xác nhận, lời nói thì lúc nào cũng dễ quên hơn “giấy trắng mực đen”.

Phỏng vấn qua điện thoại không còn bị gán ghép với định kiến thiếu chuyên nghiệp. Đây có thể là hình thức phỏng vấn của tương lai nếu các doanh nghiệp phát triển và đưa ra cơ cấu phù hợp, hiệu quả. Xem thêm nhiều kinh nghiệm tại ứng dụng Finjobs.