Những cách rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả là yếu tố cực kỳ quan trọng giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp. Vậy làm thế nào để quản lý thời gian một cách hiệu quả? Hãy cùng Finjobs tìm hiểu về các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả qua bài viết sau nhé!

1. Những kỹ năng quản lý thời gian không thể thiếu

1. Xác định mục tiêu

Việc xác định được mục tiêu là kỹ năng quản lý thời gian khoa học nhất. Nếu như xác định được mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ biết mình cần phải làm gì. Để làm được điều này việc cần làm là bạn phải lên được lịch trình cụ thể khi nào sẽ hoàn thành mục tiêu. Chỉ có như vậy bạn mới có thể làm chủ được thời gian của mình và không để nó trôi qua một cách lãng phí.

2 Liệt kê những việc cần làm

Khi đã xác định xong mục tiêu chính, việc tiếp theo bạn cần làm chính là liệt kê những công việc phải làm để phục vụ cho mục tiêu chính của mình. Hãy lập ra 1 bảng cụ thể để sau khi hoàn thành xong một công việc nhỏ thì bạn hãy đánh dấu vào bên cạnh để không mất nhiều thời gian nhớ lại mình đã làm được những gì.

3 Ưu tiên

Ngay cả những nhân viên chăm chỉ và tài giỏi nhât cũng không thể làm tất cả mọi việc cùng một lúc. Vì vậy điều quan trọng nhất của kỹ năng quản lý thời gian là bạn phải biết sắp xếp thứ tự công việc, biết ưu tiên công việc quan trọng để hoàn thành trước. Vậy tiêu chí nào để bạn đánh giá được mức độ ưu tiên của từng việc?

Khi gán mức độ ưu tiên, hãy xem xét các yếu tố như bạn cần hoàn thành bao nhiêu việc, thời gian cho mỗi nhiệm vụ, mức độ quan trọng của nó đối với những người khác trong doanh nghiệp, điều gì có thể xảy ra nếu một nhiệm vụ không được thực hiện đúng dealine và liệu có bất kỳ nhiệm vụ nào có thể bị gián đoạn do tắc nghẽn trong quá trình thực hiện dự án hay không.

ky nang quan ly thoi gian 1 - Những cách rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

4 Lập kế hoạch

Việc lập kế hoạch với thời gian cụ thể là rất quan trọng, vì một số nhiệm vụ phải được thực hiện tại thời điểm cụ thể. Việc lên lịch ảnh hưởng đến ngày, tuần, tháng của bạn, cũng như luồng công việc của người khác. Lịch trình có thể là một cách tốt để tránh sự trì hoãn, cháy deadline.

Phần mềm lên lịch (google calendar), mục tiêu rõ rang, tuân thủ tính đúng giờ cho bản thân, chia nhỏ các mục tiêu lớn hơn thành các nhiệm vụ nhỏ, chia nhỏ các cột mốc lớn thành từng dự án.

5 Quản lý khối lượng công việc

Tạo nhịp độ cho công việc của bạn, là một trong những yếu tố giúp bạn rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian. Mặc dù làm việc nhiều giờ hoặc bỏ qua giờ nghỉ giải lao đôi khi có thể cải thiện năng suất trong thời gian ngắn, nhưng sự kiệt sức của bạn sau đó chắc chắn sẽ giảm năng suất tổng thể. Ngoại trừ những trường hợp khẩn cấp thì bạn nên trách làm việc quá sức trong một thời gian dài.

Lịch trình của bạn cần bao gồm cả thời gian nghỉ cần thiết. Biết và thực thi một khối lượng công việc tối ưu cho chính mình đảm bảo tính nhất quán trong hiệu suất của bạn và tránh sự kiệt sức. Sếp có thể tin tưởng tuyệt đối khi giao nhiệm vụ cho bạn.

2 Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian trong công việc

1 Tăng năng suất làm việc

Một trong những lợi thế lớn nhất của kỹ năng quản lý thời gian là cho phép chúng ta làm việc hiệu quả hơn bằng cách kiểm soát được thời gian chúng ta sử dụng.

Từ đó, bạn có thể tập trung tốt hơn vào các nhiệm vụ quan trọng, dẫn đến hiệu quả tốt hơn trong công việc.

2 Nhanh chóng đạt được mục tiêu

Ưu điểm lớn của kỹ năng quản lý thời gian chính là cho phép bạn đạt được thành công lớn hơn trong những nỗ lực của mình – thậm chí bằng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này cũng giúp bạn đưa ra các quyết định hiệu quả hơn, có khả năng phân biệt và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng trong quá trình làm việc của mình.

3 Dễ dàng quản lý công việc đội nhóm

Công việc sẽ càng phức tạp và khó kiểm soát hơn khi bạn tham gia thêm vào các công việc nhóm, hoặc trực tiếp quản lý một đội ngũ nào đó.

Kỹ năng quản lý thời gian lúc này sẽ phát huy hết tiềm lực, giúp bạn dàn xếp ổn thỏa mọi lịch trình ngày. Bạn sẽ nhận được rất nhiều tín nhiệm từ đồng đội, cũng như giúp đội nhóm của bạn nhanh chóng hoàn thành mục tiêu.

4 Giảm stress

Đã bao giờ bạn phải vừa ăn vừa di chuyển trên đường, bận rộn đến mức “đầu tắt mặt tối”, không có thời gian cho những sở thích cá nhân, thời gian dành cho gia đình hay chưa?

Công việc khiến cuộc sống của bạn trở nên căng thẳng và áp lực. Và nguyên nhân của sự tái diễn liên tục này chính là do bạn đã thiếu đi kỹ năng quản lý thời gian. Khi bạn biết sắp xếp quỹ thời gian của mình, cân bằng giữa công việc và nghỉ ngơi, cơn “stress” cũng vì thế cũng sẽ dịu đi.

ky nang quan ly thoi gian 2 - Những cách rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

3 Cách phát triển kỹ năng quản lý thời gian đơn giản mà hiệu quả

1 Lên danh sách những việc cần làm – Điều tiên quyết của kỹ năng quản lý thời gian

Đã bao giờ bạn đi mua sắm nhưng sau đó bị cám dỗ và rước về nhà cả đống đồ chẳng liên quan? Việc lập danh sách, dù là danh sách thực phẩm cần mua hay danh sách những việc cần làm, sẽ giúp bạn tập hợp những thứ ưu tiên vào cùng một nơi. Hãy bắt đầu ngày mới bằng việc lập to-do-list, hình dung những việc cần phải làm ngày hôm nay và hoàn thành từng việc một. Nhỏ nhưng có võ, điều này sẽ giúp bạn rèn luyện thói quen và phát triển kỹ năng quản lý thời gian vô cùng tốt.

2 Tuân thủ nguyên tắc và thôi trì hoãn

Xây dựng bản kế hoạch, danh sách to-do-list bạn cần tuân thủ kế hoạch đã đặt ra. Nhiều trường hợp, sẽ có những vấn đề phát sinh, những lời mời gọi khiến bạn phá vỡ các nguyên tắc. Tuy nhiên, để hoàn thành công việc bạn cần biết cách ưu tiên.

Thôi trì hoãn là việc cần thiết nên thực hiện để rèn luyện kỹ năng quản lí thời gian. Khi bắt đầu một công việc sẽ có hàng tá lý do để khiến ta trì hoãn và không bao giờ có thể thực hiện được. Do vậy, bạn cần gạt bỏ các lý do và bắt đầu thực hiện ngay theo kế hoạch.

3 Lập danh sách to-do-list

Lên danh sách chi tiết công việc cần giải quyết trong ngày hoặc trong khoảng thời gian nhất định. Đây là yếu tố quan trọng giúp bạn hình dung khối lượng công việc cần làm, tránh lãng quên những việc quan trọng. Việc ghi chép giúp bạn giữ tinh thần làm việc tốt, hoàn thành đúng kế hoạch, thấy rõ những vấn đề cần thực hiện.

4 Sắp xếp công việc trong ngày theo thứ tự ưu tiên

Danh sách dài những công việc cần thực hiện nhưng bạn không biết nên bắt đầu từ đâu. Việc sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, phân loại sẽ giúp bạn dễ dàng biết công việc nào cần được xử lý trước tiên. Việc xác định thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn không bao giờ bị chậm deadline, công việc hoàn thành xuất sắc và có thời gian riêng để nghỉ ngơi.

Bạn nên phân loại công việc theo 4 nhóm chính sau:

  • Công việc cấp bách, quan trọng cần được ưu tiên xử lý trước nhất.
  • Công việc quan trọng nhưng chưa cấp bách được ưu tiên xử lý tiếp theo.
  • Công việc cấp bách nhưng không quá quan trọng sẽ được sắp xếp xử lý ở vị trí ưu tiên thứ 3.
  • Công việc không cấp bách và cũng không quan trọng sẽ là nhóm xử lý cuối cùng sau khi hoàn thành tất cả các nhiệm vụ trên.

Mong rằng bài viết trên có thể giúp bạn có thêm thông tin và rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả hơn.

— Finsider Finjobs

Finjobs.vn – Website việc làm tài chính uy tín

Tải ứng dụng Finjobs ngay và tìm kiếm những việc làm tốt nhất bạn nhé!

Tham gia chương trình sửa CV miễn phí tại đây!