Tại sao nên lập kế hoạch làm việc? Các bước lập kế hoạch làm việc hiệu quả

Lập kế hoạch làm việc hiệu quả sẽ giúp cho bạn đến gần với mục tiêu hơn. Vậy làm thế nào để lên kế hoạch làm việc hiệu quả? Dưới đây là những gợi ý từ Finjobs. 

1 Lợi ích của việc lập kế hoạch làm việc hiệu quả

1 Xác định thứ tự ưu tiên của các công việc

Kỹ năng này sẽ giúp bạn phân biệt được rõ việc gì nên làm trước và làm sau. Như vậy, bạn vừa đảm bảo hoàn thành mục tiêu lớn nhất, vừa không bỏ qua các công việc phát sinh hàng ngày.

2 Sắp xếp công việc theo trình tự, khoa học và tránh chồng chéo

Công việc chồng chéo là khởi đầu của sự mất phương hướng và lãng phí nguồn lực. Sắp xếp công việc có trình tự và khoa học sẽ giúp cho quá trình làm việc diễn ra nhẹ nhàng, suôn sẻ.

3 Dễ dàng theo dõi và kiểm tra tiến độ công việc

Các đầu công việc và mục tiêu chính sẽ luôn được đặt trong bảng tiến độ chung và được theo dõi trong suốt quá trình làm việc. Điều này giúp tránh tình trạng sót việc hoặc bị chậm tiến độ, ảnh hưởng đến mục tiêu chính. 

4 Chủ động trong việc phát triển của bản thân

Bạn sẽ làm chủ việc bản thân ở các khía cạnh:

  • Đang phát triển theo hướng nào?
  • Đâu là điều bạn sẽ cần đạt được trong khoảng thời gian sắp tới?

Hơn nữa, việc lập kế hoạch cũng khiến bạn luôn phải rà soát lại các ưu – nhược điểm của bản thân. Từ đó, bạn có thể phát triển bản thân toàn diện.

5 Quản lý thời gian & rủi ro hiệu quả

Việc quản lý thời gian hiệu quả không chỉ giúp cho bạn không bị rơi vào cái bẫy trì hoãn mà nó còn giúp bạn phân bố đủ thời gian. Điều này sẽ hạn chế việc trễ hạn khi các rủi ro bất thường xuất hiện.

lap ke hoach lam viec hieu qua 3 - Tại sao nên lập kế hoạch làm việc? Các bước lập kế hoạch làm việc hiệu quả

2 Các loại kế hoạch trong công việc

  • Kế hoạch chiến lược là loại kế hoạch dài hạn. Thường do Ban Giám Đốc đề ra cho các nhà quản lý cấp cao thực hiện nó.
  • Kế hoạch hoạt động là loại kế hoạch ngắn hạn. Hoạt động để đạt mục tiêu đề ra của kế hoạch chiến lược do quản lý cấp cao đặt ra cho các quản lý cấp dưới thực hiện. Các mục tiêu này thường được giao một cách chi tiết, rõ ràng để từng bộ phận có thể thực hiện và đạt được kế hoạch đã định.

3 Những bước lập kế hoạch làm việc hiệu quả

Tuân thủ các bước lập kế hoạch làm việc hiệu quả sau đây:

Bước 1: Lên danh sách công việc cần làm trong mỗi ngày, tuần, tháng, năm

Đây là bước đầu tiên của việc lập kế hoạch làm việc hiệu quả và cũng là bước mang tính chất quyết định đến sự thành công hay thất bại của kế hoạch. Việc này sẽ giúp bạn có được cái nhìn khái quát nhất về số lượng và trình tự thời gian để thực hiện các công việc. Trong bước này, đầu tiên bạn cần suy nghĩ kỹ và ghi chép chi tiết các công việc phải làm trong mỗi ngày, mỗi tuần hoặc tháng, năm.

Những công việc được ghi đầy đủ, rõ ràng bao nhiêu thì sự chủ động trong việc thực hiện sẽ dễ dàng bấy nhiêu. Bên cạnh đó, tùy thuộc vào thực tế, bạn có thể thay đổi các kế hoạch một cách linh hoạt như thêm, bỏ bớt hoặc sửa các công việc mà vẫn đạt được kế hoạch đã đề ra.

Bước 2: Cần thiết lập các mục tiêu tương ứng

Để thiết lập kế hoạch làm việc hiệu quả, bạn cần phải thiết lập các mục tiêu phù hợp với từng công việc. Mục tiêu này có thể là thời gian hoặc kết quả mong muốn đạt được. Lưu ý, để có mục tiêu phù hợp, bạn cần bám sát với mong muốn và khả năng của mình. Nếu bạn đặt mục tiêu quá cao và không mang tính thực tiễn thì sẽ khó có thể đạt được mà còn làm suy giảm ý chí thực hiện các công việc khác.

Bước 3: Sắp xếp một cách thứ tự các công việc

Để thiết lập kế hoạch làm việc hiệu quả, bạn cần cân nhắc và sắp xếp các công việc đã được liệt kê ở trên theo thứ tự mức độ quan trọng hoặc thời gian, đối tượng tiến hành. Điều này sẽ giúp bạn loại bỏ một số công việc không phù hợp, tiết kiệm được thời gian và các nguồn lực khác mà vẫn đạt được mục tiêu đã đề ra.

lap ke hoach lam viec hieu qua 2 - Tại sao nên lập kế hoạch làm việc? Các bước lập kế hoạch làm việc hiệu quả

Bước 4: Tập trung thực hiện công việc

Khi làm bất cứ chuyện gì, bạn phải tập trung vào công việc đó. Điều này cũng không ngoại lệ trong việc lập kế hoạch làm việc hiệu quả. Việc tập trung sẽ giúp bạn đạt hiệu quả và tiết kiệm thời gian khi làm việc. Ngoài ra, bạn còn phải quan tâm tới các công việc khác, nếu có thể thì nên kết hợp làm nhiều việc trong cùng một khoảng thời gian.

Bước 5: Linh hoạt trong việc thực hiện các kế hoạch

Thực tế thì luôn khác hẳn với lý thuyết và những gì ta dự định từ trước. Đó là lý do làm người ta dễ lúng túng với công việc mới. Bạn không thể nào biết được những việc phát sinh bất ngờ để có thể sắp xếp kịp thời gian mà giải quyết chúng. Với những người chưa thạo việc, đôi khi sẽ lấy quỹ thời gian cá nhân để giải quyết công việc.

Tuy nhiên, khi đã có kinh nghiệm, bạn hãy dành một số khoảng thời gian phù hợp cho các sự cố sẽ phát sinh. Bên cạnh đó, khi lên kế hoạch, bạn nên cố gắng linh hoạt trong các nội dung và liệt kê các khó khăn hoặc thách thức có thể sẽ gặp phải. Sau đó, bạn hãy lập một số phương án dự phòng để đối phó với những trường hợp bất ngờ.

Bước 6: Kiểm tra từng bước thực hiện kế hoạch

Để thiết lập kế hoạch làm việc hiệu quả, bạn cần phải xem xét liên tục, đối chiếu mục tiêu với thành quả của bản thân. Thông qua đó để biết mình đã làm được đến đâu và thực hiện bao nhiêu phần của mục tiêu và nó có đúng hạn hay không? Việc kiểm tra thực hiện các kế hoạch giúp bạn phát hiện ra những điều không hợp lý, từ đó tiến hành điều chỉnh một cách hiệu quả hơn.

Bước 7: Tự tạo động lực cho chính mình

Đừng bao giờ trông chờ sự khen thưởng của người khác mà bạn hãy tự khen thưởng mình khi hoàn thành công việc hay mục tiêu nào đó. Tự tạo động lực, cổ vũ cho ý chí và tinh thần làm việc của bạn để có thể tiếp tục thực hiện các mục tiêu còn lại một cách tốt hơn. Tuy nhiên, nếu bạn tự khen thưởng mình liên tục trong tất cả các công việc khác nhau thì sẽ làm mất hết tác dụng và gây phản tác dụng. Vì vậy, bạn chỉ nên tự khen thưởng với những công việc đã cố gắng mới có được.

Bạn hãy bắt đầu lập kế hoạch làm việc hiệu quả từ ngay từ hôm nay để có được kết quả tốt vào ngày mai. Chúc các bạn thành công!

— Finsider Finjobs

Finjobs.vn – Website việc làm tài chính uy tín

Tải ứng dụng Finjobs ngay và tìm kiếm những việc làm tốt nhất bạn nhé!

Tham gia chương trình sửa CV miễn phí tại đây!