Multitask: Kỹ năng cần có của dân văn phòng thời 4.0 

Quản lý thời gian và năng lực cân bằng, làm nhiều việc cùng một lúc là cách giúp bạn làm việc tốt hơn, điều này đúng với cả trong sự nghiệp lẫn cuộc sống hàng ngày. Hiếm khi một nghề nghiệp nào yêu cầu bạn thực hiện một nhiệm vụ duy nhất không liên quan đến bất kỳ vai trò nào khác. Đây là lý do tại sao các kỹ năng multitask rất được coi trọng.

1. Multitask là gì?

Multitask hay kỹ năng đa nhiệm là từ dùng để chỉ những người có thể làm được nhiều công việc việc hoặc nhiều nhiệm vụ thuộc lĩnh vực khác nhau cùng lúc. Ví dụ:

  • Vừa nghe nhạc vừa viết content
  • Trả lời nhiều cuộc gọi và email cùng một lúc
  • Vừa nhận đơn, gói hàng và trả lời khách hàng cùng lúc
  • Nói chuyện khi đang lái xe
  • Nghe giảng, ghi chép và viết bài
  • Vừa giảng bài, vừa ghi bài và chú ý đến hành động của các học sinh

Khái niệm multitask có nguồn gốc từ khi các thiết bị điện tử. Máy tính được thiết kế để thực hiện nhiều tác vụ hoặc ứng dụng chạy cùng lúc, được so sánh như hoạt động đa nhiệm của con người. 

ky nang multitask 2 - Multitask: Kỹ năng cần có của dân văn phòng thời 4.0 

Tuy nhiên, khoa học đã chứng minh rằng hoạt động đa nhiệm của con người thực chất chỉ là bộ não của chúng ta chuyển đổi nhanh chóng từng việc một chứ không thể cùng lúc xử lý nhiều việc như máy tính. Nghĩa là, dù làm việc theo kiểu multitask, bạn vẫn phải làm lần lượt việc này đến việc kia. Có thể nói, multitask của con người là thể hiện một người làm được nhiều công việc khác nhau trong thời gian ngắn.

>> Xem thêm: Kỹ năng tạo động lực cho bản thân: Hãy tự lôi mình ra khỏi sự chây lười

2. 5 cách giúp cải thiện kỹ năng multitask

Kỹ năng đa nhiệm là cần thiết nhưng không phải ai cũng có thể làm được. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể luyện tập để tăng cường khả năng multitask của mình bằng 5 cách sau:

1 Tạo danh sách việc cần làm

Khi bạn chuẩn bị làm một loạt việc cùng một lúc, một trong những việc đầu tiên bạn cần làm là tạo danh sách công việc. Danh sách công việc sẽ giúp bạn nắm được những đầu việc quan trọng, tránh việc sai sót hoặc bỏ qua một công việc nào đó.

Đối với multitask, danh sách công việc sẽ hỗ trợ nhắc bạn nên làm gì tiếp theo khi đang trong giai đoạn tập trung, không để não bộ bị chi phối bởi việc tìm kiếm hay tổng hợp công việc được nữa. Một danh sách công việc cũng sẽ giúp bạn không quên những chi tiết nhỏ của các nhiệm vụ.

2 Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi đã có danh sách công việc, bạn cần làm thêm một bước sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên trước khi bắt tay vào làm. Hãy xác định thứ tự ưu tiên của công việc, dựa vào các yếu tố sau:

ky nang multitask 1 - Multitask: Kỹ năng cần có của dân văn phòng thời 4.0 

  • Công việc khẩn cấp: Đây là những việc cần được ưu tiên và thực hiện trước. Ví dụ như trả lời các thắc mắc, khiếu nại của khách hàng, hoàn thành các dự án có deadline gần kề hoặc thực hiện các nhiệm vụ mà cấp trên giao cho bạn.
  • Công việc quan trọng nhưng chưa cần thiết: với loại công việc này, bạn có thể làm dần dần trong ngày, nhưng điều quan trọng là phải đảm bảo tính chính xác hoàn toàn. Các kế hoạch này thường ở dạng kế hoạch dài hạn, chẳng hạn như kế hoạch hợp tác với cơ quan hoặc doanh nghiệp đối tác, dự án đang trong quá trình lên kế hoạch…
  • Công việc không quan trọng nhưng vẫn cần: Những việc thuộc phân loại này thường cần hoàn thành để bổ trợ cho những công việc tiếp theo quan trọng hơn như chuỗi tăng cấp hoặc mắc xích. Ví dụ, đặt vé máy bay đi công tác. Nếu bạn là người quản lý, bạn có thể phân công, giao việc này cho người khác.

3. Phân loại và gộp các công việc tương tự với nhau

Một trong những thách thức của multitask là bạn phải chuyển đổi giữa nhiều tác vụ khác nhau. Vậy cách tốt để cải thiện đa nhiệm là bạn nên lọc ra các nhiệm vụ tương tự và thực hiện theo kế hoạch cho từng việc. 

Ví dụ: bạn cần đăng nhiều bài trên các nền tảng mạng xã hội khác nhau, hãy nhóm các công việc này lại và lên lịch hợp lý để không bị phân tâm bởi các công việc khác.

4. Tránh bị xao nhãng

Sự tập trung cao độ là tiêu chí tiên quyết cho người làm việc đa nhiệm. Mỗi người sẽ có cách khác nhau để tăng cường sự tập trung của mình. Có người cần không gian kính, có người phải nghe nhạc, có người phải vừa làm vừa di chuyển hoặc vận động…Nếu bạn cảm thấy mình là người dễ xao nhãng, đây là những tips dành cho bạn:

ky nang multitask 3 - Multitask: Kỹ năng cần có của dân văn phòng thời 4.0 

  • Tắt hết các thiết bị điện tử, cắt wifi
  • Xây dựng không gian làm việc biệt lập, thuận tiện cho công việc
  • Bám sát lịch trình làm việc 
  • Có những khoảng nghỉ ngắn để đầu óc thư giãn, tránh tình trạng burnout

5. Cần thời gian tập luyện

Giống như các kỹ năng mềm khác, kỹ năng đa nhiệm của bạn cũng có thể được cải thiện nếu bạn biết cách rèn luyện chúng. Các nghiên cứu cũng chỉ ra rằng não của chúng ta có thể tăng tốc công việc và phát triển nhiều chức năng đa nhiệm hơn nếu chúng ta luyện tập.

— Finsider Finjobs

Finjobs.vn – Website việc làm tài chính uy tín

Tải ứng dụng Finjobs ngay và tìm kiếm những việc làm tốt nhất bạn nhé!

Xem thêm: