Nhân viên admin văn phòng là làm gì?

Nhân viên admin văn phòng là một trong những công việc mới xuất hiện trong thời gian gần đây. Vậy nhân viên admin văn phòng là gì? Những điều cần có của nhân viên admin văn phòng là gì?

công việc quản trị viên văn phòng - Nhân viên admin văn phòng là làm gì?
Quản trị viên – Admin văn phòng là một vị trí công việc hấp dẫn hiện nay

1. Nhân viên admin văn phòng là gì? 

Admin văn phòng có vai trò điều phối toàn bộ các hoạt động hành chính của doanh nghiệp, luôn đảm bảo các công việc được vận hành một cách thông suốt nhất. Quản trị viên có vai trò quản trị các hoạt động trong một doanh nghiệp, tổ chức, thuộc bộ phận Hành chính – Văn phòng của một công ty.

Nhiệm vụ của vị trí này là theo dõi, quản lý các hoạt động hành chính, bao gồm: xây dựng nội quy, quy định và theo dõi hoạt động của các quy định trong từng bộ phận nhằm đảm bảo hệ thống được vận hành nhịp nhàng và hiệu quả.

2. Công việc của nhân viên admin văn phòng là gì?

Một số nghiệp vụ cơ bản mà một nhân viên Admin thường làm:

  • Sắp xếp và lên lịch những cuộc họp, sự kiện của công ty.
  • Đặt các văn phòng phẩm và những vật tư cần thiết cho các phòng ban.
  • Lập báo cáo chi tiêu hàng tháng sau đó gửi đến quản lý.
  • Tiếp nhận và phân loại thư được gửi đến công ty.
  • Lưu trữ hồ sơ của nhân viên và bảo quản chúng.
  • Sắp xếp và quản lý hồ sơ khách hàng.
  • Lưu trữ và in các tài liệu cần thiết khi có những sự kiện, cuộc họp quan trọng tại công ty.
  • Tiếp nhận cuộc gọi và chuyển hướng đến phòng ban có nhiệm vụ giải quyết vấn đề.
  • Tổ chức hoạt động như du lịch, team building,…
  • Cập nhập tình hình nhân viên công ty, chính sách công ty, tiến độ công việc.

3. Yếu tố cần có của một nhân viên Admin văn phòng

Với khối lượng công việc cũng như nhiệm vụ của Admin văn phòng, có thể thấy công việc này đòi hỏi những yêu cầu riêng, trải dài trên nhiều phương diện vì có sự tiếp xúc với rất nhiều bộ phận khác nhau trong công ty. Vậy nên yêu cầu của một Admin văn phòng là:

1. Tuyệt đối bảo mật thông tin nội bộ

Admin văn phòng là người nắm giữ các thông tin quan trọng về chiến lược, khách hàng của công ty nên bản thân bạn phải là người có khả năng bảo mật được thông tin nội bộ. Nếu như thông tin bị rò rỉ ra ngoài thì không chỉ ảnh hưởng đến doanh nghiệp mà uy tín của bạn cũng sẽ bị liên đới theo.

Admin văn phòng cần phải bảo mật thông tin - Nhân viên admin văn phòng là làm gì?
Yêu cầu tối quan trọng của quản trị viên văn phòng là bảo mật thông tin nội bộ

2. Nắm vững kiến thức quản lý

Vì Admin sẽ hỗ trợ nhiều phòng ban cùng một lúc nên việc nắm vững kiến thức quản lý, kiến thức cơ bản về sản phẩm là không thể thiếu. Từ đó, công việc của bạn sẽ trở nên dễ dàng và làm việc hiệu quả hơn.

3. Kỹ năng mềm

Một trong những kỹ năng quan trọng trong công việc này là bạn sẽ đóng vai trò kết nối giữa các phòng ban với ban lãnh đạo công ty nên yêu cầu về kỹ năng truyền đạt là tối quan trọng. Bạn cũng sẽ là người đón tiếp và nhận các cuộc gọi từ khách hàng cho nên kỹ năng giao tiếp khéo léo là một điều không thể thiếu.

4. Cơ hội việc làm nhân viên Admin văn phòng hiện nay:

Với nhu cầu của thị trường hiện nay, không nhất định là một công ty lớn hay nhỏ, vị trí admin đóng vai trò quan trọng cần có trong mỗi tổ chức. Quản trị viên không chỉ giúp cho công ty làm việc trở nên khoa học có sắp xếp và phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban. Vì vậy, cơ hội việc làm của nhân viên Admin là một cánh cửa rộng mở đối với tất cả các ứng viên.

nhu cầu tuyển dụng admin văn phòng - Nhân viên admin văn phòng là làm gì?
Hiện nay đang có rất nhiều vị trí Admin văn phòng đang tuyển dụng người lao động

Thực tế cho thấy, trên các trang tuyển dụng thì nhân viên Admin luôn là một trong những lĩnh vực được nhiều người quan tâm nhất. Ngoài ra, vị trí này sẽ có lộ trình thăng tiến cực kỳ rõ ràng cùng mức thù lao hấp dẫn. Mức lương cơ bản ở vị trí này dao động từ 5-15 triệu đồng/tháng, tuỳ theo quy mô doanh nghiệp và kinh nghiệm của ứng viên. Bên cạnh đó, vị trí Admin cũng sẽ được nhiều khoản phụ cấp khác từ công ty.

Có thể thấy được hiện nay, đây là một trong những vị trí tuyển dụng thiết yếu của bất kỳ công ty nào. Nếu như bạn cảm thấy bản thân là một người có khả năng quản lý, sắp xếp và lưu trữ thông tin tốt, cùng với hứng thú với công việc hành chính – nhân sự thì đây chính là một sự lựa chọn đúng đắn để bạn có thể thử sức.

— Finsider Finjobs

Finjobs.vn – Website việc làm tài chính uy tín

Tải ứng dụng Finjobs ngay và tìm kiếm những việc làm tốt nhất bạn nhé!