Quy tắc 1-3-5: Phương pháp sắp xếp công việc hiệu quả hơn

Khi có quá nhiều việc phải làm, chúng ta có xu hướng lập thành danh sách, liệt kê những công việc theo thứ tự ưu tiên rồi dần hoàn thành nó. Nhưng bạn quên mất một điều, các công việc này sẽ có thời lượng hoàn thành khác nhau và một ngày chỉ có vỏn vẹn 24 tiếng. Điều đó đồng nghĩa, lập to-do list có hiệu quả hệ thống nhưng không đủ sức tối ưu năng suất. Những lúc như thế, quy tắc 1-3-5 chính là biện pháp thay thế, giúp bạn làm được nhiều việc, không sợ trễ deadline mà vẫn theo logic.

1. Quy tắc 1-3-5 là gì?

Quy tắc 1-3-5 phát triển từ cách liệt kê công việc truyền thống nhưng sẽ kết hợp với khả năng phán đoán cá nhân, chia công việc thành những nhóm với mức độ ưu tiên khác nhau. Nói dễ hiểu, quy tắc 1-3-5 sẽ có tính logic hơn sử dụng kỹ năng đánh giá, đo lường để quy các mục việc cho hợp lý với quỹ thời gian mà mình có. Bằng cách này, bạn sẽ không có cảm giác “ngán ngẩm” khi phải làm quá nhiều việc liên tục. 

quy tac 1 3 52 - Quy tắc 1-3-5: Phương pháp sắp xếp công việc hiệu quả hơn

Theo nghiên cứu, mỗi ngày chỉ nên có tối đa 9 việc cần làm và những đầu viên này phải có mức độ ưu tiên khác nhau, không gây quá nhiều áp lực cho người thực hiện. Liên tục làm việc với trạng thái căng thẳng sẽ dẫn đến tình trạng burnout, khiến não bộ đình công. Kết quả là chẳng công việc nào được hoàn thành. 

2. Thực hiện quy tắc 1-3-5 như thế nào?

Trước tiên, bạn cần liệt kê ra 9 đầu viên cần làm trong 1 ngày. Tối đa là 9 việc và chia thành 3 nhóm theo thứ tự tự ưu tiên sau:

quy tac 1 3 53 - Quy tắc 1-3-5: Phương pháp sắp xếp công việc hiệu quả hơn

Nhóm 1: Công việc quan trọng nhất, cần hoàn thành ngay

Để kích thích sự tập trung của bạn khi bắt đầu làm việc vào đầu ngày, hãy bắt đầu với công việc lớn nhất và quan trọng nhất. Công việc này chắc chắn cần sự đầu tư về công sức và đầu tư. So với thời điểm cuối ngày, bạn sẽ có tâm lý muốn trì hoãn và không muốn hoàn thành nó. Hãy nghĩ đến nó như một “chiến thắng lớn”, hoàn thành nó là bạn có thể sang nhóm 2 với những công việc nhẹ nhàng hơn. 

Nhiều chuyên gia, người thành công cũng khuyên rằng hoàn thành nhiệm vụ lớn nhất trong ngày, nó thường khó khăn và tốn nhiều trí lực nhất, sau khi dành tất cả cho nó, những công việc khác sẽ được hoàn thành sau đó với một tâm thế nhẹ nhàng hơn.

Nhóm 2: Công việc bạn cần hoàn thành

Nhóm 2 sẽ bao gồm 3 công việc mà bạn cho rằng nó cần được hoàn thành trong ngày nhưng không cần tốn quá nhiều sức lực. Nếu ước lượng nhiệm vụ lớn nhất cần 4 tiếng để hoàn thành thì 3 công việc chỉ chỉ tốn khoảng 1-2 tiếng. Công việc ở nhóm 2 này cũng có thể là công việc thành phần của một dự án, kế hoạch lớn hơn, được bạn chia đều deadline mỗi ngày. Ngoài ra, bạn có thể xếp công việc đơn giản và không tốn quá nhiều chất xám vào mục này, chúng có thể tốn thời gian hoàn thành lâu hơn nhưng không gây nhiều áp lực cho tâm trí.

Nhóm 3: Công việc muốn hoàn thành

Cuối cùng, quy tắc 1-3-5 kết thúc với 5 công việc nhỏ, nhẹ và đơn giản, nó đơn giản như thể là công việc bạn muốn hoàn thành nhưng có thể không làm cũng được nếu không có thời gian. Đó có thể là hoàn thành một cuốn sách dang dở, dự án cá nhân, một bộ phim chưa xem xong hoặc hẹn ăn tối cùng gia đình, bạn bè. Với tần suất bận rộn của chúng ta hiện nay, đôi khi chúng ta bỏ quên những công việc nhỏ nhưng lại có giá trị nuôi dưỡng tinh thần cực tốt. 

Một ngày có 24 giờ và được chia đều cho 9 hạng mục công việc dựa vào quy tắc 1-3-5. Sau khi xem xong phương pháp mới này, bạn sẽ hiểu quy tắc 1-3-5 có giá trị cốt lõi nhằm nhắc nhở bạn đừng nên dồn tất cả những công việc quan trọng trong một ngày. Việc phân chia sức lực của mình cho nhiều loại công việc khác nhau sẽ tốt hơn, tránh những áp lực không đáng có.

Ngoài ra, khi có quá nhiều công việc cần thiết, đừng quên sự tập trung cao độ (deep work), bỏ qua tất cả những cám dỗ để chất lượng công việc đạt yêu cầu. 

— Finsider Finjobs

Finjobs.vn – Website việc làm tài chính uy tín

Tải ứng dụng Finjobs ngay và tìm kiếm những việc làm tốt nhất bạn nhé!

Tham gia chương trình sửa CV miễn phí tại đây!