Học gì để làm thư ký giám đốc? Những yêu cầu của thư ký giám đốc

Thư ký giám đốc là một vị trí rất phổ biến. Hầu như giám đốc nào cũng trang bị cho mình một thư ký riêng, người sẽ đại diện cho họ giải quyết công việc, hỗ trợ trong công tác điều hành, quản lý cấp dưới. Ngoài ra, thư ký giám đốc còn thực hiện những công việc khác theo yêu cầu giám đốc như soạn thảo văn bản, soạn hợp đồng, thông báo họp, tổ chức họp, đi gặp đối tác…

Mỗi giám đốc cần ít nhất 1 thư ký nhưng một số giám đốc công ty tầm cỡ thì có khi cần đến 2 người mới giải quyết hết công việc.

hoc gi de lam thu ky giam doc 2 - Học gì để làm thư ký giám đốc? Những yêu cầu của thư ký giám đốc

1. Học gì để làm thư ký giám đốc?

Thuộc nhóm công việc không có ngành đào tạo cụ thể, nhiều người luôn tự hỏi phải học gì để làm thư ký giám đốc? Trên thực tế, vị trí này không thuộc bộ phận nào và cũng không có mô tả công việc chính xác. Thư ký giám đốc thì chỉ làm việc dựa theo công việc của giám đốc. Giám đốc là người làm chủ và phân bổ công việc gì thì làm phải làm cái đó.

Như vậy, làm thư ký giám đốc không lẽ phải giỏi hết tất cả mọi thứ, đụng đến việc gì cũng làm được? Để trả lời câu hỏi này, Finjobs sẽ gợi ý cho bạn những chuyên ngành gần nhất với công việc của một thư ký.

hoc gi de lam thu ky giam doc 3 - Học gì để làm thư ký giám đốc? Những yêu cầu của thư ký giám đốc

1.1. Học quản trị văn phòng

Dưới một người mà trên vạn người, thư ký giám đốc không có quyền hành cụ thể như quản lý các phòng ban khác nhưng có thể đưa ra chỉ thị cho tất cả những cấp dưới dựa theo quyền lực của giám đốc. Chính vì vậy, học quản trị văn phòng sẽ giúp bạn có đủ kỹ năng trong việc vận hành công ty. Ngành này bao gồm luôn cả việc quản lý văn bản, hồ sơ, văn thư, thông tin…và con người. Đây được xem là kiến thức nền tảng cho những vị trí cần có sự báo quát như thư ký giám đốc. 

1.2. Ngành tuyển dụng nhân sự

Nhân sự hay còn được gọi là “bảo mẫu” doanh nghiệp vì chịu trách nhiệm chăm sóc lợi ích và sự phát triển của mỗi cá nhân trong công ty. Nó có sự tương đồng với mô tả công việc của thư ký là thay mặt giám đốc, giải quyết những vấn đề đơn giản của nhân viên. Ngoài ra, thư ký giám đốc còn là cầu nối giữa giám đốc và cấp dưới. 

Ngoài 2 ngành học trên, thư ký giám đốc nên là một công việc có kế hoạch phát triển hẳn hoi. Muốn được giám đốc chú ý đến, bạn phải là người am hiểu về công ty. Không chỉ nguồn tuyển dụng bên ngoài, thư ký giám đốc còn có thể được đề bạt từ một cá nhân nào đó trong công ty. Nếu bạn tạo được thiện cảm, đủ khả năng quản lý thì sẽ được giám đốc trọng dụng. 

2. Những yêu cầu của thư ký giám đốc

Để hoàn thiện bản thân trở thành một thư ký giám đốc giỏi, bạn cần hoàn thiện những tiêu chí sau:

2.1. Ngoại hình ưa nhìn

Ngoại hình ưa nhìn không có nghĩa bạn phải có một gương mặt đẹp hoặc vóc dáng như hoa hậu. Thư ký giám đốc thường đại diện cho giám đốc hoặc cùng giám đốc đi gặp đối tác, nên bạn phải có sự đầu tư về ngoại hình sao cho chỉnh chu, gọn gàng và lịch sự là được. Tóc tai phải gọn gàng, quần áo tươm tất, đúng tiêu chuẩn văn phòng và đặc biệt là phải luôn có sự vui vẻ, khả ái để tạo thiện cảm.

2.2. Khả năng ngoại ngữ tốt

Không ít giám đốc tuyển vị trí thư ký có khả năng giao tiếp tốt bằng nhiều ngôn ngữ. Trong những buổi quan hệ đối tác, đặc biệt là đối tác nước ngoài, thư ký sẽ là cầu nối giúp giám đốc và khách hàng của mình làm việc suôn sẻ, thuận lợi hơn. Anh, Nhật, Trung là những ngôn ngữ phổ biến hiện nay, rất có lợi cho bạn trong việc tăng lương khi ứng tuyển vào vị trí thư ký giám đốc. 

hoc gi de lam thu ky giam doc 1 - Học gì để làm thư ký giám đốc? Những yêu cầu của thư ký giám đốc

2.3. Thông thạo tin học văn phòng

Thư ký phải giải quyết rất nhiều giấy tờ, văn bản nên cần biết sử dụng bộ ứng dụng tin học văn phòng cơ bản gồm Word, Excel, Powerpoint,..

2.4. Đa di năng

Làm thư ký giám đốc như làm dâu trăm họ, đòi hỏi bạn phải là người đa di năng để có hỗ trợ giám đốc làm một số công việc. Nói chung, thư ký giám đốc nên biết tất cả những kỹ năng cơ bản của giám đốc như giao tiếp khách hàng, thuyết trình, tham gia cố vấn chiến lược…Những yêu cầu này chỉ cần dừng lại ở mức trung bình là được. 

— Finsider Finjobs

Finjobs.vn – Website việc làm tài chính uy tín

Tải ứng dụng Finjobs ngay và tìm kiếm những việc làm tốt nhất bạn nhé!

Tham gia chương trình chữa CV miễn phí tại đây